ACUERDO 002 DE 2004
Por el cual se establecen los lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados, en las entidades del estado y en las empresas privadas que cumplen funciones publicas, además de la elaboración y aplicación de la tablas de valoración documental ya que el objetivo esencial de los archivos es el de disponer de la documentación organizada, en tal forma que la información sea recuperable para uso de la administración en el servicio al ciudadano y como fuente de la historia.
Se considera también que los archivos son confortantes para la administración y la cultura, porque los documentos son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, y por tanto el estado esta obligado a la creación, organización, preservación y control de los archivos teniendo en cuenta los principios de procedencia y orden original además de toda normatividad archivística.
Para los efectos de este acuerdo, se enumeran los conceptos de la siguiente forma:
1) Cuadro de clasificación: aquí se registran jerárquicamente secciones, subsecciones, series y subseries.
2) Fondo acumulado: es el conjunto de documentos dispuestos sin ningún criterio de organización archivística.
3) Tabla de retención documental: es el listado de series y sus correspondientes tipos documentales.
4) Tablas de valoración documental: es el listado de asuntos a los cuales se asignan el tiempo de permanencia así como su disposición final.
De esta forma, la organización de los fondos acumulados se realiza en cuatro (4) etapas a saber:
Primera etapa: compilación o recolección de información institucional.
Segunda etapa: diagnostico, el cual refleje la situación real del fondo acumulado.
Tercera etapa: elaboración y ejecución del plan de trabajo archivístico integral, para lo cual es importante tener en cuenta los datos obtenidos en la primera etapa y consignados en el diagnostico.
Cuarta etapa: valoración, la cual dará como resultado el establecimiento de los tiempo de retención y su disposición final.
