Por medio del cual se desarrolla el articulo 15 de la ley general de archivos 594 de 2000.
Este ultimo establece que los servidores públicos al desvincularse, ya sea de forma temporal o definitiva, de las funciones titulares deberá entregar debidamente inventariado, toda clase de documento y archivo que tenga a su cargo de acuerdo a las normas y procedimientos que establezca el archivo general de la nación.
Este mismo articulo, establece también, que estos documentos y archivos son indispensables para garantizar la continuidad de la gestión publica.
Se considera también como deber de todo servidor publico, custodiar y cuidar toda documentación e información que por razón de su cargo o función conserve bajo su cuidado o a lo que tenga acceso.
Igualmente se señala que a los servidores públicos les esta totalmente prohibido destrozar o dar lugar a perdida, de elementos, documentos o expedientes que por razón de sus funciones lleguen a su poder. Por tanto, siendo la documentación de la administración publica, producto y propiedad del estado, no podrá el servidor publico al desvincularse de sus funciones titulares retirar documento o archivo alguno; ya que esto al igual que la destrucción, ocultamiento y supresión de documento publico, es "delito contra la fe publica" sancionado por el código penal colombiano.
Por lo cual, el acuerdo 038 de 2002 nos documenta acerca de la "responsabilidad del servidor publico frente a los documentos y archivos"; valiéndose del instructivo formato único de inventario documental para que en caso de vinculación o desvinculación, se recibirá o entregara según el caso, los archivos y documentos públicos, debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión publica.
El procedimiento normal se hará por intermedio de los secretarios generales o de quien haga sus veces que deberá garantizar que en los manuales de funciones se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los seguidores públicos.
